Not known Facts About Gestión de Documentos
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En otras palabras, el gran diferencial de ECM es su robustez que permite una gestión completa sin dejar en la mano la eficiencia y la seguridad. Incorpora todas las demás herramientas mencionadas anteriormente, y por lo tanto permite:
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Pérdida o Robo de Datos: Almacenar datos críticos en la nube puede exponerte a riesgos como la pérdida o el robo de datos. El secuestro de cuentas o servicios también es un riesgo.
Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.
Mejora en la colaboración: al permitir el acceso simultáneo a documentos y la posibilidad de trabajar en ellos en tiempo serious, se facilita la colaboración entre equipos y departamentos, mejorando la comunicación y la eficiencia en proyectos conjuntos.
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
En su lugar, plantéate la posibilidad de buscar un software de gestión documental que admita funcionalidades importantes como las que se indican a continuación.
El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta.
Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fileácilmente.
Alineación con Estrategia de Negocio: Asegurar que los objetivos del DMS estén alineados con la estrategia general de la organización.
Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento lawful. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la herramienta con documentos digitales la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión a formato PDF se agiliza.
Su capacidad para centralizar documentos, facilitar el acceso y mejorar los flujos de trabajo hace que las organizaciones sean más eficientes y competitivas.